Mail afleveres efter følgende system:
Først checkes om domænenavnet (den del af adressen som står
efter "@") findes i de databaser som håndterer domænenavne på
Internet - DNS-databaserne.
Dernæst checkes om der findes en "MX-record" for det pågældende
domæne. MX-records angiver navnet på den mailserver der er
udpeget til at håndtere mail for et givent domæne, og der bør
eksistere mindst een MX-record. Hvis der ikke findes en MX-record
tjekkes om domænenavnet har en "A-record" dvs. en ip adresse, og
så forsøges mailen afleveret dertil.
Findes der flere MX-records, vil der være tilknyttet en talværdi/prioritet
til hver enkelt MX-record, og mail vil blive forsøgt afleveret
til den mailserver som er registreret med den laveste værdi.
Svarer mailserveren ikke prøves efter tur mailservere med højere
talværdier. (Nedenstående program forsøger kun at aflevere til den primære
mailserver)
Når navnet på den mailserver der skal modtage mailen er fundet -
f.eks. mail.domaene.dk - slåes IP-adressen, også kaldet
"A-recorden" for den pågældende mailserver op. Den afsendende
mailserver kan herefter oprette en forbindelse til den
modtagende mailserver, og mailen kan afleveres.
Som det fremgår skal der som hovedregel findes 2 registreringer
i DNS-databaserne for at mail kan afleveres korrekt - MX-records
som angiver navnene på de servere som skal håndtere mailen, og
A-recorden som giver den eksakte IP-adresse som bruges ved selve
transporten af mailen. Såfremt der er fejl i en af disse
registreringer, vil mailen ikke kunne afleveres korrekt.
Nedenfor kan DNS-registreringerne for et givent domænenavne
slåes op, og det undersøges om der kan leveres mail ud fra de
fundne oplysninger.